Pour de nombreuses entreprises, il faut apprendre à gérer les notes de frais des salariés. Si cela peut sembler simple, il n’est pas toujours évident de le gérer convenablement, tant pour les employés que pour la direction. Voici quelques astuces pour s’organiser au mieux.

Saisir correctement une note de frais

Quelque soit les types de dépenses, il faut savoir bien remplir note de frais. Certains critères sont incontournables. En effet, pour préparer une note de frais, il faut tout d’abord se munir de tous les justificatifs de dépenses. Ensuite, pour pouvoir prétendre à un remboursement, il faut pouvoir justifier de ces dépenses. L’idéal est de créer un tableau reprenant les informations nécessaires : date de la dépense, motif, montant réglé (si besoin faire apparaître le montant HT et le montant de la TVA), … Ainsi, tout sera plus clair dans le remplissage mais également pour la relecture par le supérieur hiérarchique.
En prenant le temps d’établir un procédé simple et efficace, vous gagnerez du temps sur le long terme.

Types de notes de frais

Il existe plusieurs catégories pour une note de frais entreprise. En effet, les frais peuvent être par exemple liés à des déplacements professionnels. Si l’entreprise ne fournit pas un véhicule de fonction ou de société, le salarié peut prétendre à un remboursement de ses frais de déplacements. Frais kilométriques, péages ou encore carburant, ce sont des sommes qui peuvent être prises en charge par l’employeur.
Pour d’autres salariés, il existe également des frais de restauration, dans le cadre d’un emploi commercial par exemple. Il arrive régulièrement pour un représentant commercial d’inviter ses clients à déjeuner pour un rendez vous d’affaires. Une somme peut donc être convenue comme remboursement par l’entreprise.
Des achats faits pour le compte de l’entreprise avec une carte bancaire personnelle peuvent faire l’objet d’une note de frais également. Les catégories sont larges, en fonction du domaine d’activité de la société.